تكاليف الإصلاح بعد التسليم: وثّق طلب استردادها من المورد

1. حدد الوحدات المتأثرة واحفظ الأدلة

سجل أمر الشراء والفاتورة ومرجع الشحنة وتاريخ التسليم وطراز المنتج والأرقام التسلسلية أو أرقام الدفعات. وحدد عدد الوحدات المستلمة والمفحوصة والمتأثرة. واحتفظ بالصور المؤرخة وأعراض العطل المبلغ عنها وملاحظات الفحص وسجلات الاستلام ذات الصلة معاً.

افصل الملاحظات عن الاستنتاجات. فعدم بدء تشغيل منتج عرضٌ ملحوظ؛ أما تحديد مكون معين أو عملية تصنيع بوصفها المسؤولة فهو تشخيص يحتاج إلى أدلة داعمة. احتفظ بالأجزاء المنزوعة والسجلات الأصلية متى كان ذلك عملياً، واتفق على ترتيبات التعامل مع الأدلة قبل التخلص منها.

2. افصل بين الفحص والتشخيص والإذن بالإصلاح

اطلب من فني مناسب أو مقدم خدمة توثيق الفحص المنفذ والنتائج والأعمال المقترحة والقيود. وأبقِ رسوم الفحص أو التشخيص منفصلة عن تقدير تكلفة الإصلاح. وأكد ما إذا كان عرض السعر يشمل قطع الغيار وأجور العمل والتنقل والاختبارات والضرائب أو الرسوم الأخرى.

أرسل النتائج والمعالجة المقترحة إلى المورد، واطلب اتفاقاً مكتوباً بشأن الأعمال والحد الأقصى للتكلفة وأساس ردها قبل إجراء الإصلاحات غير العاجلة متى كان ذلك ممكناً. فإقرار المورد باستلام الشكوى لا يعادل الإذن بالإصلاح أو قبول جميع التكاليف. وإذا لزم عمل عاجل لمعالجة مخاوف فورية تتعلق بالسلامة أو الضرر، فوثق الظروف وأبلغ المورد سريعاً؛ وتظل مسألة استرداد التكلفة بحاجة إلى حسم.

3. أعد جدولاً مفصلاً للتكاليف

خصص سطراً لكل وحدة متأثرة أو دفعة محددة بوضوح. واربط كل رسم بتقرير التشخيص والنطاق المعتمد وفاتورة الخدمة وإثبات الدفع حيثما توفر. وميز بين التكاليف التقديرية والتكاليف المفوترة والمبالغ المدفوعة فعلياً. وسجل العملة الأصلية وأي أساس مقترح لسعر الصرف عند التسوية.

افصل تكاليف الإصلاح المباشرة عن توقف العمل والمبيعات الفائتة وأجور العمل الداخلي والمبالغ التبعية الأخرى. أدرج البنود غير المدعومة أو المتنازع عليها كمسائل عالقة، بدلاً من دمجها في إجمالي يبدو متفقاً عليه. وتحقق من المبالغ التي غطتها بالفعل أرصدة دائنة أو قطع غيار بديلة أو تأمين أو مبالغ مستردة من مصدر آخر، حتى لا يكررها الطلب.

4. قدم طلباً محدداً مع مثال توضيحي للمطابقة

مثال توضيحي فقط: تُفحص ثلاث وحدات. تُسجل رسوم تشخيص بقيمة 90 دولاراً أمريكياً بصورة منفصلة عن تقدير بقيمة 360 دولاراً أمريكياً لقطع الغيار وأجور العمل. يوافق المورد على مبلغ يصل إلى 360 دولاراً أمريكياً لنطاق الإصلاح المذكور، بينما تظل رسوم التشخيص غير محسومة. تبلغ فاتورة الإصلاح النهائية 340 دولاراً أمريكياً. يقدم المشتري مبلغ 340 دولاراً أمريكياً مقابل الأعمال المعتمدة، ويحدد الرسوم المنفصلة البالغة 90 دولاراً أمريكياً على أنها بانتظار الاتفاق، بدلاً من عرض 430 دولاراً أمريكياً كمبلغ مقبول بالفعل.

أرفق مذكرة موجزة تحدد الطلب وتقرير العيب والمعالجة المتفق عليها وجدول التكاليف والمستندات الداعمة. واطلب من المورد تأكيد البنود التي يقبلها والتي يعترض عليها والأدلة الإضافية التي يحتاج إليها. واتفق على موعد للرد دون الادعاء بأن الصمت ينشئ قبولاً تلقائياً.

5. سجل التسوية وأغلق الإجراءات المتبقية

أكد ما إذا كان الحل المتفق عليه رد مبلغ أو رصيداً دائناً أو قطع غيار بديلة أو ترتيباً مكتوباً آخر. وسجل المبلغ والعملة ومرجع الدفعة أو الرصيد الدائن وتاريخ الاستحقاق. وأبقِ الرصيد الدائن المقترح منفصلاً عما صدر أو استُخدم فعلياً، وطابق أي مبلغ مسترد عند استلامه.

احتفظ بتقرير الإصلاح ونتائج ما بعد الإصلاح ضمن سجل المطالبة. وإذا تكرر العيب، فوثقه كواقعة إضافية بدلاً من استبدال الأدلة الأصلية. يمكن لـ MORENICE المساعدة في تنظيم التواصل مع المورد الصيني والسجلات الداعمة؛ ويعتمد استرداد التكاليف على الأدلة والشروط المتفق عليها والتسوية بين الأطراف المعنية. ولا تُضمن أي نتيجة لاسترداد التكاليف.

واصل مراجعاتك كمشترٍ

سجل المبالغ المستردة والأرصدة الدائنة لدى المورد →

الفحص المتنازع عليه وإعادة الفحص →

الاتفاق على خطة إرجاع →