نقص التسليم من مورد صيني: أثبت فرق الكمية

حدد أولًا ما كان مستحقًا في هذه الشحنة

اجمع أمر الشراء والتعديلات المعتمدة وتخصيص الشحنة والفاتورة التجارية وقائمة التعبئة. تحقق هل يفسر الفرق تسليم مجزأ متفق عليه أو إلغاء أو استبدال أو رصيد معلق. قارن رمز الصنف والمقاس والمواصفات ووحدة القياس، لا إجمالي قيمة الفاتورة فقط.

تصف إدارة التجارة الدولية الأمريكية قائمة التعبئة بأنها سجل مفصل لمحتويات الطرود وأوزانها وقياساتها. استخدمها كمرجع التعبئة المعلن، ثم قارنها بأدلة الاستلام؛ فالمستند وحده لا يثبت ما وصل ماديًا.

إدارة التجارة الدولية: قائمة التعبئة

احفظ سجل الاستلام قبل خلط البضائع

سجل تاريخ الاستلام ومرجع الشحنة ومعرفات الطرود وتفاصيل الختم عند صلتها والحالة الظاهرة وطريقة العد. صور الملصقات وترتيب البضائع مع رابط قابل للتحديد بين الصور والكراتين. احتفظ بإيصال التسليم وأي ملاحظات اختلاف معاصرة.

افصل عدد الطرود عن عدد الوحدات. حدد الكراتين المفتوحة وهل عُدت كل وحدة والكميات غير المتحقق منها. وعند الإمكان، اجعل شخصًا ثانيًا يراجع الاختلاف ويسجل دوره. أبقِ البضائع والتغليف المتأثرين قابلين للتحديد أثناء المراجعة.

مثال: 100 كرتون متوقع و98 مستلم

مثال توضيحي: يفترض أن تضم الشحنة 1,000 وحدة في 100 كرتون، بكل منها 10. يسجل فريق الاستلام 98 كرتونًا ويتحقق من احتواء كل منها على 10 وحدات صحيحة. الاستلام المسجل 980 وحدة والفرق 20 وحدة في كرتونين مفقودين. أرفق قائمة الكراتين وسجل العد لدعم الحساب.

إذا روجع عدد الكراتين فقط، تبقى 980 وحدة افتراضًا مبنيًا على التعبئة المعلنة. وإذا احتوى كرتون مستلم على ثماني وحدات، يصبح الإجمالي المتحقق منه 978 ويشمل الاختلاف كراتين مفقودة ونقص تعبئة. أبلغ عنهما منفصلين. ولا يثبت أي حساب وحده مكان وقوع الفقد.

أعد بناء عمليات التسليم دون إسناد الخطأ مبكرًا

اطلب سجلات تعبئة المورد وإرساله وإيصال المستودع وسجلات التجميع عند انطباقها وأدلة تسليم النقل المعنية. تتبع معرفات الكراتين والأعداد المسجلة عبر كل مرحلة. نبّه إلى السجلات المتعارضة أو الناقصة بدل اختيار العدد الذي يدعم النتيجة المرغوبة.

أخطر الأطراف المعنية سريعًا وراجع إجراءات العقد والناقل والتأمين الفعلية لمعرفة متطلبات الإخطار والأدلة المطبقة. لا يوجد موعد مطالبات عالمي في هذا الدليل. قد يشمل اختلاف كمية المورد وفقد النقل أطرافًا وإجراءات مختلفة.

اطلب معالجة دقيقة وأغلق سجل الكمية

أرسل جدول اختلاف موجزًا يضم رمز الصنف والكمية المستحقة والمستلمة المتحقق منها والفرق ومراجع الأدلة والأسئلة غير المحسومة. اطلب من المورد أو مقدم الخدمة المسؤول التحقيق والرد في موعد متفق عليه. افصل المعالجة المطلوبة عن المعالجة المقبولة بالفعل.

للاستبدال المتفق عليه، سجل كمية البديل ومواصفاته ومسؤوليات الفحص والشحن. وللرصيد الدائن المتفق عليه، سجل المبلغ والعملة وتخصيص الفاتورة. طابق البدائل والأرصدة مع الفرق الأصلي نفسه حتى لا يحتسب مرتين. احفظ التسوية وسجلات الاستلام النهائية؛ فالتوثيق لا يضمن التعويض.

واصل مراجعاتك كمشترٍ

الكراتين المفقودة في التجميع →

أدلة مطالبة التلف →

الاستبدال أو إعادة العمل أو الرصيد الدائن →

تتبع الطلب المجزأ →