المورد يطلب الدفع قبل الفحص: وثق قرار الإذن بالإرسال

ابدأ بالشرط المتفق عليه

اجمع الطلب الموقع والفاتورة وأي تعديلات. حدد موعد أو حدث استحقاق الدفع وترتيبات الفحص وصلاحية الإذن بإخراج البضائع. لا تفترض أن ملاحظة فحص تنشئ تلقائيًا حقًا تعاقديًا في حجب الدفع. أحِل الالتزامات المتنازع عليها إلى المستشار التعاقدي المسؤول.

اسأل المورد لماذا يحتاج إلى الدفع مبكرًا وهل يطلب تعديل موعد الاستحقاق أو إخراجًا جزئيًا أو تغيير عملية الفحص. احتفظ بالطلب مكتوبًا ومربوطًا برقم الطلب الصحيح.

أنشئ ورقة قرار

أدرج المبلغ المطلوب والمدفوع سابقًا والرصيد وتاريخ الفحص والكمية المفحوصة والملاحظات غير المحسومة. أرفق التقرير المعني بدل اختصاره بعبارة «الجودة جيدة». حدد من يملك اعتماد كل قرار تجاري.

إذا اتفق الطرفان على تغيير، فسجل شرط الدفع المعدل والكمية المشمولة وأعمال الفحص المتبقية وشروط الإرسال. تحقق من بيانات المستفيد عبر إجراء الاتصال المستقل المعتمد قبل تحويل الأموال.

مثال توضيحي

يتضمن طلب 600 وحدة ودفعة نهائية مقترحة قدرها 9,000 دولار أمريكي. فحص المفتش أول 400 وحدة فقط. سجل الوحدات الـ200 المتبقية قيد الانتظار؛ فلا الفحص المكتمل ولا طلب المورد يثبت قبولها.

قد يناقش المشتري والمورد ترتيبًا معدلًا، لكن المثال لا يحدد نسبة دفع ولا يثبت حقًا في تأخير الالتزام الأصلي. سجل الترتيب المقبول قبل التصرف.

أغلق المسألة بالأدلة

احتفظ بالقرار المصرح به ومرجع الدفع ونتيجة الفحص النهائي وتعليمات الإرسال في ملف طلب واحد. حدد مسؤولًا وتاريخ متابعة لكل بند غير محسوم. يمكن لـMORENICE المساعدة في تنسيق الأدلة؛ وتبقى الموافقة لدى الأطراف المسؤولة.

واصل مراجعاتك كمشترٍ

مراحل دفع المورد الصيني →

فشل فحص ما قبل الشحن في الصين →

تغيير المورد الصيني حسابه البنكي قبل الدفع →