RIESGO DE PAGO · 23 de octubre de 2026
Factura duplicada del proveedor: compruebe antes de autorizar otro pago
Una segunda factura puede ser un documento corregido, una solicitud de saldo pendiente o un error. No representa automáticamente una segunda deuda ni demuestra fraude. Concilie los documentos y el registro de pagos antes de aprobar otra transferencia, teniendo en cuenta cualquier plazo contractual de pago.
1. Vincule la factura a un único registro de compra
Compare la entidad jurídica del proveedor, la orden de compra, el número de factura original, el número de factura revisada, la moneda, las cantidades y el importe. Pregunte qué documento sustituye a cuál y si el original se ha anulado o compensado mediante un abono. Conserve ambas versiones con sus fechas de emisión.
Compruebe si otro miembro del equipo ya ha programado o efectuado el pago. Marque la solicitud duplicada para su revisión en el proceso de pagos, evitando que dos personas aprueben independientemente el mismo saldo. Resuelva la discrepancia con prontitud; una revisión interna no modifica por sí misma los vencimientos contractuales.
2. Concilie el importe aún pendiente
Utilice un único registro contable con el importe acordado de la factura, los pagos liquidados, las notas de crédito acordadas y el saldo pendiente. Vincule cada pago a su referencia bancaria y a la asignación realizada por el proveedor. Una instrucción de pago o una captura de pantalla por sí sola no debe considerarse confirmación de que los fondos se han liquidado.
Ejemplo ilustrativo: una factura acordada de USD 10,000, un anticipo liquidado de USD 3,000 y un abono acordado de USD 500 dejan USD 6,500 pendientes. Una factura reemitida por USD 10,000 no establece por sí sola una obligación de pago adicional de USD 10,000. Confirme cómo aplicó el proveedor el anticipo y el abono.
3. Verifique las discrepancias mediante contactos establecidos
Solicite al contacto de contabilidad verificado del proveedor una explicación escrita que vincule la factura antigua con la nueva, el motivo de la revisión y el saldo neto solicitado. Si cambian los datos bancarios o los procedimientos de pago, verifíquelos de forma independiente mediante un canal de contacto establecido.
La guía del FBI sobre el fraude por correo electrónico empresarial recomienda verificar las solicitudes de pago y los cambios en datos bancarios o procedimientos mediante información de contacto obtenida de forma independiente. Trate las instrucciones urgentes por correo como un motivo para verificar, no como autorización para omitir sus comprobaciones.
4. Apruebe y cierre un único registro de pago
Registre el importe y la moneda aprobados, el destinatario verificado, la referencia de factura, la conciliación justificativa y el revisor. Elimine o resuelva cualquier entrada duplicada en la cola de pagos, conservando un historial de auditoría. Después del pago, registre su estado y obtenga del proveedor la confirmación de su asignación.
Si los registros no cuadran, documente la cuestión pendiente, el contacto responsable y la fecha de la próxima revisión. MORENICE puede ayudar a organizar las comunicaciones con el proveedor y las pruebas de compra; el comprador y el proveedor siguen siendo responsables de acordar el importe adeudado.
Continúe sus comprobaciones como comprador
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